Archivace dokumentů je součástí fungování každého společenství vlastníků jednotek (SVJ) a bytových družstev. Pravidla archivace jsou však složitá a jsou rozptýlena v několika právních předpisech, které se nemusí vztahovat na všechny typy právnických osob stejně. Zde se podíváme na nejdůležitější aspekty archivace dokladů, které byste měli znát.
Právní rámec
Mezi klíčové předpisy, které se týkají archivace dokumentů, patří:
- Zákon o účetnictví
- Zákon o dani z příjmů
- Zákon o dani z přidané hodnoty
- Občanský zákoník
- Daňový řád
- Zákon o archivní a spisové službě
- Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Je důležité si uvědomit, že ne všechny tyto zákony se vztahují na všechny typy právnických osob.
Archivace dokladů a účetních záznamů
Daňové předpisy stanovují minimální dobu, po kterou musí být doklady uchovávány – zpravidla 3 roky od podání daňového přiznání nebo splatnosti daně. Mzdy jsou však specifická oblast, kde je nutná delší doba uchovávání. Mzdové listy musí být archivovány až 30 let, s výjimkou případů, kdy je zaměstnanec již ve starobním důchodu – zde je lhůta 10 let.
Archivace dokumentů právnických osob
SVJ a bytová družstva jsou povinny po celou dobu své existence uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu společnosti, včetně všech příloh. Pokud dojde k rozhodnutí mimo zasedání, například per rollam, je nutné archivovat i veškerou související dokumentaci. Po zániku právnické osoby má právní nástupce povinnost uchovávat tyto dokumenty ještě 10 let.
Digitalizace dokladů
Máte omezené prostory a přemýšlíte o digitalizaci dokumentů? Skenování papírových dokumentů je řešení, ale aby splňovalo požadavky zákona o účetnictví, musí být tyto dokumenty elektronicky podepsány a opatřeny časovým razítkem. Vzhledem k náročnosti tohoto procesu se digitalizací dokladů často zabývají specializované firmy.
Důležité je také vědět, že přijetí dokumentu v elektronické podobě není totéž jako jeho digitalizace. Pokud se rozhodnete pro archivaci dokumentů v digitální podobě, musíte zároveň uchovávat software a hardware potřebný k jejich zobrazení.
Závěr
Správná archivace dokumentů je nejen zákonnou povinností, ale i zárukou pro bezproblémové fungování SVJ a bytových družstev. Dodržení pravidel týkajících se lhůt archivace, správného uchovávání a digitalizace dokumentů vám pomůže předejít budoucím problémům a zajistí, že vše bude vždy v souladu s legislativou.
Pokud máte další dotazy ohledně archivace nebo potřebujete více informací o specifických požadavcích, neváhej se na nás obrátit.
Commentaires